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KPTで振り返りを始めるときに、起こりがちな問題とその対処法 8選

KPTという振り返り手法はご存知でしょうか?

KPTとは振り返りを行う時の手法の一つです。

 

KPTを導入しているチームも多いのですが、個人的に毎週KPTで振り返りを行っています。

自分の周りでもKPTで振り返りを行っている人が多いのですが、

見ているとだいたい同じような問題にぶつかるものですね。

KPTについてもう少し詳しく

KPTやったことある人は飛ばしちゃって大丈夫です。

先ほど振り返りの手法の一つと行ったのですが、KPTとは

Keep,Problem,Tryの頭文字を合わせたものです。

 

振り返りを行ってみて

良かった点をkeepにまとめ、

改善点をproblemにまとめ、

problemを解消するための次のアクションをTryにまとめていきます。

 

例えば今日のことを振り返ってみて、

keep→英語の勉強ができた

problem→早起きができなかった

try→12時までには寝る

 

みたいな感じでやっていきます。

 チームでやる場合には付箋に書いて、ホワイトボードにまとめたりすることも多いです。

個人的にはTrelloというツールがオススメで、trello上にkeep,proble,tryのボードを作成して行っています。

 

trello.com

 

今回初めてKPTを行って振り返りをしていくと、どんな問題が起きるのかをまとめました。 

早めにどんな問題が起きて、それに対して

どんなことを意識すれば良いのかわかるだけで、振り返りの質は変わります。

さっそく書いていくので、振り返りを行う際の参考にしてみてください。

 

1. 何が問題か把握できない

初回のKPTでよく起こる問題です。

いきなりKPTやろう!と思っても最初はあまり出てこないかもしれません。

それは普段から意識していないと、その時は問題だと思っても忘れてしまうからです。

 

対応としては、問題を把握できないという問題を抱えているので、problemに追加することです。

対処方法は人によって変わってくると思うので、

まずいきなりどんなtryをしたら良いのか考える練習になります。

 

個人的には慣れるまでは振り返りの頻度を多くして忘れないようにするとか、

メモに残しておくということを実践しました。

2. problemに対応したtryが出ない

どんなproblemがあるか意識はできてわかったけれど、

それをどうtryに繋げたら良いかわからない状態です。

 

振り返りの習慣がついていないとよく起こります。

 

わからないことはしょうがないので、

他の人に意見を求めるか検索をするというのが手っ取り早いです。

ただ、なぜそのproblemが発生しているのかということを理解しておかないと、

根本的な解決ができない可能性があります。

3. 具体性や期日、頻度などがない

problemに対応するtryがかけるようになっても、最初は抽象的な表現が多くなりがちです。

「〇〇を意識する」とか「〇〇を確認するようにする」みたいなイメージです。

これだと何を持って意識したと言えるのか?がわからないので、

できたかどうかが判断しにくいです。

 

できた状態とできなかった状態の境目がわからないような表現だったら一度見直す必要があります。

もちろん、 抽象的にしかかけない部分やあえてそう書いているのであれば問題ありません。

 

これの対処は

・できた状態とできなかった状態の境目は何か?

・それをいつまでにできた状態にするのか?

まずはこちらの2つに答えられる状態にしてみてください。

 

4. tryが山積みになる

慣れてくるとtryの量が増えていきます。

あれもこれも問題だから、あれもこれもやらなきゃってなりがちですね。

もちろん使える時間は限られているので、できないtryが出てくるようになります。 

 

こうなってきた場合は一度なぜtryが山積みになっているのかを考えてみてください。

単純にたくさん問題があるから多くなっているのか

それとも以前書いたtryが実施できていないのかで変わってきます。 

 

5. 未実施のtryがでてくる

先ほどの続きですが、tryが増えていくとキャパオーバーになることがあります。

それによってやらないtryが出てきます。 

tryの量が多くなっている場合には、一度優先順位を考えましょう。

重要なもの、すぐに終わるものから実施していくのが良いと思います。

 

また、キャパオーバーとは別にtryの難易度が高かったり、

具体的な行動ではない場合に、tryに書いたものができないということも起こりえます。

例えば何かしらの理由で朝の3時に起きるというtryがあったとしましょう。

この場合難易度は高いですし、起きると行って起きれるもんじゃないので

実施できない可能性が高いです。

 

tryの難易度を下げるということも手としてはあるのですが、

tryができない原因は何か?を考えそれに対して改善をするtryを

繰り返していくことでできるようになります。

 

朝の3時に起きられないのはなぜか?

→睡眠時間が足りない→なんで足りないのか?

→寝る時間が遅い→これをproblemに追加→早く寝るためのtryを考える

 

このようにtryが実施できない原因を考え、それをtryに置き換えてみると良いと思います。

6. いきなりtryを書いてしまう

これはたまにあるのですが、やったほうが良いなって思って

いきなりtryに書いてしまうパターンです。

 

もちろんやったほうが良いことをやるのは良いのですが、

それはどんな問題を解決するためにやるのか?を考えてみてください。

なんとなくやったほうが良いなというレベルであればやる必要はありません。

それよりも自分の行動を振り返って出てきたproblemに対するtryをやったほうが効果的です。

 

ちゃんとやったほうが良い理由があれば、それをproblemに追加しておくことで、

実際にそのproblemが解消されたのかどうかがわかると思います。

 

7. keepができなくなる

problem,tryに目が行きがちでkeepをおろそかにしてしまうこともしばしば…。

tryができるようになりkeepに移した場合、

まだ習慣化されていないためすぐにやらなくなってしまうこともあります。

 

この傾向に気がついたら、本当にkeepできているのか見直したほうが良いです。

keepができていない場合にはもう一度problem,tryに追加しましょう。

8. tryをしたけど結果が出ない

tryを実践してもprobleが解決できないことも出てきます。

あくまでKPTで考えたtryはprobolemを解決する手段でしかありません。

目的はproblemを解決することです。

 

tryを実践しても解決できない時には、選んだ手段が悪かったと割り切り他のtryを実施しましょう。

またproblemがなぜ発生しているか?をもう一度考え直す必要があります。 

さいごに

当たり前ですが、いきなりすべてを解決することは難しいでしょう。

慣れてくると徐々に発生してくる問題もあるので、

徐々にステップアップさせていく必要があります。

 

また、KPTを行う際には合わせて目標設定の仕方についても勉強をすると、より質が高まります。

最初の方に紹介したtrelloを使うと、自分なりにカスタマイズしやすいです。

ぜひ参考にしてみてください。